DESARROLLO DE COLECCIONES


Imagen de Colección de libros raros y manuscritos

La Sección de Desarrollo de Colecciones del Departamento Red de Bibliotecas es la responsable de la gestión para la adquisición, por compra, canje y donación, del material bibliográfico y documental para las colecciones de la Biblioteca Luis Ángel Arango (BLAA), las 20 bibliotecas regionales y los 5 Centros de Documentación Regionales, labor que se adelanta en la Biblioteca Luis Ángel Arango y en las 28 áreas culturales del Banco en el país.
 

Conformación de las colecciones documentales de la Red de Bibliotecas del Banco de la República


Como política general, la conformación de las colecciones documentales de la Red de Bibliotecas del Banco debe reflejar una distribución acorde con el desarrollo de las áreas del conocimiento y las necesidades de información del público al que atiende. Con el propósito de tener colecciones balanceadas en cantidades, formatos y contenidos que contribuyan con la adecuada prestación de los servicios de la Red de Bibliotecas, las adquisiciones (por compra, canje, donación o legado) se hacen teniendo en cuenta lo estipulado en la Política de desarrollo de colecciones documentales del Banco de la República. El Comité Asesor de Desarrollo de Colecciones Documentales del Banco de la República es el ente encargado de recomendar todo lo relacionado con las políticas, conformación y desarrollo de estas colecciones (en formato físico o digital), las cuales son aprobadas por la Subgerencia Cultural y/o la instancia de gasto respectiva del Banco de la República, de acuerdo al Régimen General de Contratación del Banco de la República. El funcionamiento del Comité está definido en el reglamento aprobado por el Consejo de Administración del Banco.

De la Política se destacan las líneas de desarrollo de las colecciones que contemplan la conformación de:

1. Colección colombiana: producción colombiana y colombianista en distintos soportes, publicada en cualquier lugar de Colombia o en el exterior, bien sea escrita por colombianos o por extranjeros.
2. Colecciones especiales y manuscritos: material de importancia histórica que se adquiere con el fin de preservar el patrimonio colombiano, latinoamericano o universal.
3. Colección latinoamericana: colección básica sobre los países de América Latina.
4. Colección que responda a las funciones de biblioteca pública.
5. Colecciones con énfasis en las temáticas de interés institucional y de las actividades culturales que adelanta el Banco de la República.
6. Colección de publicaciones periódicas: títulos de revistas y periódicos colombianos y extranjeros.
7. Recursos digitales: información accesible a través de recursos basados en tecnología que se ponen al servicio a través del Portal Cultural o de la Biblioteca Virtual del Banco.
8. Colecciones de los Centros de Documentación Regionales: colecciones documentales especiales (físicas o digitales), colecciones bibliográficas y hemerográficas sobre la región con una clara vocación de servicio a la investigación de conformidad con la vocación definida para cada uno de ellos.

Proveedores

Las personas naturales y jurídicas pueden presentar ofertas para la adquisición de material documental con destino a las colecciones de la Red de Bibliotecas. Todas las propuestas son evaluadas conforme a los procesos y procedimientos establecidos internamente y a la normatividad legal vigente, con el fin de determinar cuáles materiales son de interés para su adquisición.

Registro para nuevos proveedores

Si una persona natural o jurídica está interesada en vender material documental en los diferentes formatos existentes en el mercado, como libros, periódicos y revistas, material audiovisual (CD, DVD, Blu-ray), mapas y planos, documentos en formato digital, recursos electrónicos (bases de datos, libros electrónicos, plataformas en línea), manuscritos, archivos documentales, entre otros, debe proceder de la siguiente manera:

PASO 1:

Si está en Bogotá D.C., comuníquese con la Sección de Desarrollo de Colecciones en la Biblioteca Luis Ángel Arango a los teléfonos 3431220 y 3432398 para informar qué tipo de material ofrece y recibir la asesoría correspondiente. Si está en otras ciudades deberá comunicarse al área cultural de la sucursal donde reside o en la más cercana, en la cual le darán la asesoría requerida y se le enviarán o entregarán los formatos que se deben diligenciar, así como la lista de los documentos que se requieren para la inscripción.

PASO 2:

Los originales de los formatos enviados, debidamente diligenciados, junto con los anexos correspondientes, deberán ser entregados físicamente en:
Bogotá D.C.:
Biblioteca Luis Ángel Arango - Sección de Desarrollo de Colecciones
Carrera 4ª No. 11-61, piso 3
Horario de atención: lunes a viernes de 8:30 a. m. - 4:30 p. m., en jornada continua
Teléfonos: 3431220 - 3432398

Si se envían por correo postal a la Biblioteca Luis Ángel Arango se deberán enviar a:
Sección Desarrollo de Colecciones
Biblioteca Luis Ángel Arango - Banco de la República

Carrera 5 No. 11-68, piso 3
Bogotá D.C.

En el caso de tramitar la inscripción en una de las sucursales del Banco de la República se deberá entregar directamente a la sucursal de la ciudad correspondiente, de acuerdo con la información que haya sido proporcionada.
Posteriormente, de la Sección de Desarrollo de Colecciones o de la sucursal, le confirmarán la correcta inscripción y el procedimiento a seguir para presentar las ofertas de material documental.

PASO 3:
La Sección de Desarrollo de Colecciones, la sucursal o la instancia correspondiente del Banco, confirma a los oferentes, por escrito (correo electrónico o carta), la recomendación o el rechazo de una oferta presentada, y de acuerdo con la decisión, procede al trámite de la formalización de la contratación o a la devolución del material (aplica para el material entregado en calidad de demostración). En caso de aprobación de la adquisición de más de un (1) ejemplar de algún(nos) título(s) ofrecido(s), se incluirá la solicitud de las copias adicionales y enviará correo con esta información.

FORMAS DE ADQUISICIÓN

COMPRA

Forma de adquisición mediante la cual se compra el material documental bien sea al editor, distribuidor, librería o librero en el país o en el exterior. En la Biblioteca Luis Ángel Arango de Bogotá se adquiere material documental para las colecciones de toda la Red de Bibliotecas y en las 28 áreas culturales del Banco de la República del país se adquiere la producción de cada región.
Para conocer las áreas culturales del Banco de la República en todo el país, por favor siga este enlace: http://www.banrepcultural.org/areas-culturales.

Oferta corriente

Si usted está interesado en ofertar material corriente (libros, mapas, material audiovisual, títulos y números de revistas, entre otros), bien sea de novedades o de material que asume no está en las colecciones de la Red, es importante que antes de presentar la propuesta verifique si la Red no tiene existencias de los mismos en el siguiente enlace:
http://ticuna.banrep.gov.co:8080/proveedores

La búsqueda se debe hacer para cada título y según los filtros posibles del buscador; para el caso de búsqueda por ISBN, el número no debe tener ni puntos ni guiones.
Si al realizar la búsqueda encuentra que no está en la colección podrá presentar la oferta, para lo cual deberá entregar un (1) ejemplar de cada título ofrecido en calidad de demostración junto con una cotización que, con el fin de facilitar la recepción y procesamiento del material debe incluir las siguientes especificaciones:

  • Estar dirigida al Banco de la República
  • NIT del Banco: 860.005.216-7
  • Deber tener identificado claramente cada título ofrecido, de acuerdo al formato, con los datos mínimos de autor, título, ISBN o ISSN (si aplica), formato (en el caso de material audiovisual), valor individual, porcentaje de descuento otorgado, costo total y tiempo de vigencia de la cotización.

Los horarios para la entrega del material en la Biblioteca Luis Ángel Arango son los días martes y viernes de 8:30 a. m. a 3:30 p. m. El material debe estar ordenado alfabéticamente y por temática en cantidades máximas de 30 unidades por cotización. El horario de entrega en las otras ciudades será informado por la sucursal correspondiente.

Ofertas especiales

Son aquellas que por las características físicas, importancia histórica o de los documentos, y su valor económico, requieren un estudio y evaluación especial. Son especiales las ofertas de manuscritos, impresos anteriores a 1940, fotografías, mapas antiguos, archivos personales de colombianos destacados en la vida política, social, académica, literaria, artística o científica, o de instituciones privadas, que constituyan fondos documentales de relevancia para la historia de Colombia. La evaluación de estas ofertas es realizada por la Biblioteca Luis Ángel Arango, bien sea presentada en Bogotá o en cualquiera de las sucursales.
Para resolver dudas en torno a este tipo de ofertas puede ponerse en contacto al teléfono 3431225 o a la Dirección Técnica del Departamento Red de Bibliotecas al correo electrónico [email protected].

Recursos digitales

La Red de Bibliotecas del Banco de la República trabaja para estar a la vanguardia tecnológica y ofrecer a sus usuarios contenidos en las diferentes áreas del conocimiento en formato digital (bases de datos electrónicas, libros electrónicos, material audiovisual en formato digital, documentos nativos digitales, plataformas en línea, entre otros).
Para ofrecer la venta o suscripción a estos recursos se debe presentar una propuesta que incluya las principales características del producto, como modalidad de negocio, tipo de acceso, contenidos, valor, etc. Para mayor información puede ponerse en contacto al teléfono 3431222.
Estas propuestas serán revisadas y evaluadas (en sus aspectos técnicos, de contenido y económicos) acorde al plan de trabajo para el año vigente, y teniendo en cuenta las necesidades del público, los programas de la Red de Bibliotecas y las tendencias del mercado.

CANJE

Es la actividad por la cual se intercambia material documental, con instituciones nacionales e internacionales, pertinente para sus colecciones; este intercambio permite (de forma gratuita) la recuperación de publicaciones o documentos que de otra forma no se consiguen en el mercado, así como la divulgación de la producción editorial del Banco de la República.
Para acceder a esta modalidad es necesario el diligenciamiento del formato Acuerdo de canje, en el que se encuentra la información general de la institución y se definen las características del material de interés para intercambio y el que ofrece la institución. Este formato y mayor información puede ser brindada en los teléfonos 3431214 y 3431300.
El canje (gestión, acopio y distribución) se encuentra centralizado en la Biblioteca Luis Ángel Arango con el fin de evitar la duplicidad en la adquisición y racionalizar los envíos.

DONACIÓN

Entrega en calidad de donación de material documental (fondos completos o ejemplares de títulos puntuales) que hace una persona natural en vida de esta, o que hacen instituciones públicas o privadas con destino a las colecciones de la Red de Bibliotecas.
Las ofertas de donación pueden ser presentadas en la Biblioteca Luis Ángel Arango o en cualquiera de las sucursales de la Red de Bibliotecas, las cuales se someten a consideración del Banco. En el caso de material que pueda ser considerado oferta especial, se sigue el procedimiento definido para ese tipo de ofertas.

LEGADO

Cesión de fondos que realiza una persona natural mediante cláusula testamentaria, previa recomendación y aceptación del Banco de la República de dicha cesión. Debido a la complejidad de este tipo de adquisición la oferta debe ser presentada en la Biblioteca Luis Ángel Arango.

DESIDERATA

Son las solicitudes de adquisición de material documental que de forma individual y espontánea efectúan los usuarios a la Red de bibliotecas, sobre obras y otros materiales que no reposan en la colección o que la cantidad de ejemplares no cubre la demanda.
Este es uno de los mecanismos más importantes para el desarrollo de nuestras colecciones porque nos permite identificar focos de interés del público.
Hay diferentes mecanismos de solicitud. Puede ser a través del sistema de información bibliográfico (en el caso de los socios) o a través de los procedimientos establecidos en la Biblioteca Luis Ángel Arango o en cada sucursal: buzones, punto de información, entrega a los funcionarios de las salas de lectura, correos electrónicos, entre otros.
Finalizado el trámite de evaluación se le informará la decisión tomada de adquisición o rechazo de su sugerencia.

CATALOGACIÓN EN LA PUBLICACIÓN (CEP)

La CEP es un servicio que presta la Sección de Catalogación y Mantenimiento de la Biblioteca Luis Ángel Arango a los autores y editores colombianos, con el fin de crear un registro o ficha bibliográfica para una obra que aún no ha sido publicada, para que sea incluida en la publicación en la contraportada, lo que facilita la catalogación a todas las unidades de información que adquieran la publicación y permite la normalización de la información que contiene la obra. En contraprestación, el autor o editor dona un ejemplar de dicho título para fortalecer la colección de la Red de Bibliotecas.
El servicio de CEP no se presta para los textos escolares ni para el material fungible (libros de colorear o rellenar, por ejemplo).
Si está interesado en este servicio por favor comuníquese al teléfono 3431356.