INSTRUMENTOS   DE   LA   ORGANIZACIÓN

 

 

La organización del trabajo debe mostrarse en forma clara y concreta a todas las personas comprometidas con los objetivos de la empresa, esta es una labor de la administración, y para ello cuenta con dos instrumentos o medios importantes: 

-El organigrama de la empresa.
-El manual de funciones para cada cargo.




1. ORGANIGRAMAS


 Llamados también gráficas de organización, son los instru­mentos que facilitan la visión global y objetiva del agrupamiento de actividades, de la dirección de las comunicaciones y decisiones y los niveles de autoridad.
 En el organigrama de una empresa se muestran los cargos de los jefes de cada agrupación con cuadros, mientras que las líneas indican los canales de autoridad y responsabilidad.
 


ORGANIGRAMA LINEAL


 Es aquel en que la autoridad y responsabilidad se transmite directamente desde el jefe hasta cada persona o grupo de actividades.

 En este sistema, cada empleado tiene solamente un jefe de quien recibe directamente las órdenes y ante quien responde. Es el verdadero concepto de autoridad que garantiza la unidad de mando.
 


 

El sistema de organización lineal resulta el más apropiado para las Cooperativas y para las empresas pequeñas.
 Ventajas de este sistema:

 

 -Por su sencillez y claridad resulta de fácil comprensión para todos.
-No permite confusión en la línea de autoridad y responsabilidad.
-Facilita las decisiones rápidas.
-Crea una disciplina rígida haciendo respetar los conductos establecidos.



  
LOS COMITÉS:


El empleo de los comités es una de las prácticas de mayor aceptación hoy en día.

 Un comité es un grupo de personas o funcionarios escogidos por una asamblea para encargarse de una función determinada.

 Los comités permiten:

 -Contar con un grupo de personas que ayude a las delibe­raciones y llegar más seguramente a una decisión.
-Representar los intereses de diversos grupos de una orga­nización
-Motivar a los: demás socios o funcionarios a participar en las tareas administrativas.



2. MANUAL DE FUNCIONES Y REQUERIMIENTOS


Una vez definida la estructura de la empresa y sus niveles de autoridad y responsabilidad, dados en el organigrama, se re­quiere la caracterización de los cargos o descripción de los puestos de trabajo.

Esta descripción la hacen los llamados manuales de funciones que comprenden información precisa sobre:

-El nombre del cargo o puesto de trabajo.
-Su ubicación dentro de la estructura de la empresa.
- Su dependencia jerárquica.
-De si tiene o no mando sobre otras personas.

El manual hace luego una descripción de la función o fun­ciones propias del cargo y de las tareas y operaciones que debe cumplir el trabajador asignado al mismo.

Finalmente el manual debe contener los requerimientos mí­nimos de educación y experiencia para ocupar ese cargo.

A continuación y mediante un ejemplo, trataremos de aclarar un poco más los conceptos sobre un manual de funciones:

Nombre del cargo: Auxiliar de Administración Cooperativa. Superior inmediato; Gerente. Subalternos inmediatos: ninguno.

Relaciones de coordinación: con todo el personal de la Cooperativa.



FUNCIONES DIARIAS:



-Recoger la correspondencia.

-Clasificar la correspondencia.

-Distribuir la correspondencia, dentro y fuera de la Cooperativa.

-Preparar correspondencia para despachar. -Llevar la correspondencia al correo. -Tramitar las libranzas para otorgar préstamos -Archivar la correspondencia. •Efectuar las consignaciones bancarias.


FUNCIONES PERIÓDICAS:


-Reclamar mediante autorización chequeras y extractos banca ríos.
-Colaborar en la rendición de informes.



FUNCIONES OCASIONALES:



-Solicitar y recoger cotizaciones para compras que vaya a realizar la cooperativa.



REQUERIMIENTOS:



Educación básica: saber leer, escribir, tener facilidad de expresión y redacción.

 

-Cursos especializados: relaciones humanas, Cooperativismo básico.

-Otros cursos: Administración Cooperativa.

-Experiencia en otros cargos: ninguna

-Iniciativa requerida: debe desarrollar métodos para simplificar y organizar su trabajo, de tal forma que le permita agilizar sus actividades con el mínimo de esfuerzo.

-Supervisión ejercida: ninguna.

-Responsabilidad por el manejo de valores: maletines, sellos, dineros para consignar.

-Esfuerzo físico: de bueno a muy bueno.

-Esfuerzo visual: normal.

-Condiciones de trabajo: buenas, ambiente de oficina.

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