La composición arquitectónica del nuevo Archivo General de la Nación se debe al arquitecto Rogelio Salmona, quien en 21.500 m² combinó el pasado con el presente y el futuro. Retomó elementos de edificaciones prehispánicas, donde el espacio abierto es el centro del conjunto. Diseñó para el archivo dos cuerpos. En uno se realizan las labores administrativas, de planeamiento y de conservación y se prestan los servicios al público. El otro cuerpo alberga, en su mayor parte, depósitos.

La gran entrada al edificio, como en los templos indígenas, sigue la diagonal que recorre el sol desde su salida por el oriente hasta el poniente, donde se oculta. Una rotonda magnífica recibe al visitante y le recuerda que la circunferencia representa la defensa de los contenidos y el círculo que encierra es el emblema solar, símbolo del principio y el fin, del constante movimiento, de la rotación eterna, del dinamismo, como la misma realidad a la que sólo es posible estudiar remontándose al pasado para comprender el presente y tener así raíces para planear el futuro.

Para ello se construyó un edificio con todas las especificaciones técnicas, ubicado en el centro histórico de la capital, integrado a la arquitectura del lugar, alejado de las zonas de mayor contaminación, pensando con proyección hacia el futuro --se ha calculado que saturará su capacidad en el año 2020-- y destinado a ser un verdadero centro cultural. La construcción se ha regido por los principios de transparencia, armonía del conjunto, luminosidad y funcionalidad operativa.

Jardines y fachada

Auditorio

En este contexto arquitectónico se recupera y organiza la documentación: para que los usuarios puedan consultar los documentos y extraer de ellos su valiosa información. Allí también se adelantan procesos de clasificación y descripción regidos por normas internacionales. El acervo se enriquece cada día con las transferencias que llegan procedentes de ministerios y entidades de carácter nacional o por medio de adquisiciones y donaciones.

Se conserva y se restaura. Ante todo, se adelanta un decidido programa de conservación preventiva, que es posible gracias a las características de la propia construcción. Las dobles paredes que la rodean son como una "doble piel" que permite el paso del aire y mediante un sistema de filtros y rejillas lo purifica hasta que llega a los depósitos limpio de impurezas de polvo y humedad, permitiendo mantener constantes la temperatura (entre 17 y 18 grados centígrados) y la humedad (entre 50 y 55 grados). Los ladrillos, cocidos a una mayor temperatura que lo habitual, tienen gran consistencia y un diseño especial que les permite ser protagonistas funcionales de los exteriores.

Laboratorio de conservación y restauración de documentos

Se cuenta con un laboratorio de química y biología donde investigaciones puntuales determinan los procedimientos por realizar en los documentos, para no alterar sus características físicas y proteger al máximo la información que contienen. Como apoyo a los archivos del resto del país se estudian fibras naturales (fique, yute, cascarilla de arroz y hasta gravilla de río) para determinar cuáles son las más adecuadas para aislar la humedad y proteger así valiosos acervos documentales que se hallan en otras regiones.

Especialistas --minuciosos como nuestros artesanos-- reintegran faltantes, limpian manchas renuentes y preparan folios innumerables para que investigadores de hoy y de mañana los puedan consultar. Los documentos son almacenados en depósitos a los que se les ha destinado un setenta por ciento de la edificación, provistos de anaqueles rodantes que permiten duplicar su capacidad, protegidos con firmes paredes y puertas de seguridad corta-fuego y preparadas para impedir el paso del agua.

También por seguridad, la documentación se microfilma y se conserva en un depósito de "óptima seguridad", con condiciones de temperatura más bajas y de acceso muy restringido. Así mismo, este proceso de microfilmación permite valiosos canjes de información con otros archivos y ofrece un servicio ágil a los investigadores de otras ciudades.

El Archivo ha emprendido la sistematización de sus fondos y desarrolla los programas de digitalización de imágenes. Aquí se ponen al servicio del investigador, a través del computador, documentos sin rastros de manchas, de transparencias o de deterioros que dificultan su consulta. Por las dobles paredes del archivo circulan cables que, como la savia de un árbol frondoso, llevan vida a las terminales de los computadores.

Orientado a ser un centro cultural de amplias dimensiones, cuenta con generosos y confortables espacios donde los investigadores y el público pueden consultar la documentación. Las salas tienen capacidad para atender a ochenta usuarios simultáneamente, a quienes se les prestan servicios que van desde orientación en sus consultas hasta la duplicación de originales. Un intenso programa editorial pone en manos de usuarios e investigadores guías, catálogos, índices recopilación de documentos y estudios históricos que facilitan su trabajo. Para los archivistas, se publican manuales y textos donde se plantean y analizan diversas teorías de la disciplina.

En las salas de exposición, los documentos se exhiben debidamente protegidos de los rayos ultravioleta, como en el resto del archivo, y en vitrinas de seguridad el visitante puede apreciar la riqueza documental que conserva el país y motivarse por profundizar en ella, formularse interrogantes y vislumbrar respuestas sobre múltiples temas como, por ejemplo, sobre construcción de obras públicas, asuntos criminales, aguardientes, decretos firmados por Bolívar o Santander, bulas papales, patentes de corso, o sobre asuntos espinosos de la vida cotidiana como pleitos entre vecinos, infidelidades y testamentos.